Quantic Vision S.A., en adelante Quantic, es una empresa especializada en el desarrollo de soluciones tecnológicas que permiten a las empresas controlar, mejorar y enriquecer la comunicación y relación entre las empresas y sus clientes. En Quantic reconocemos la importancia de la privacidad y la sensibilidad de la información que mantenemos en nuestros sistemas, especialmente la información
personal sobre las personas con quienes tratamos, sean clientes, usuarios, colaboradores, candidatos, proveedores u otros.
En nuestra condición de proveedores de servicios tecnológicos de telecomunicaciones, tenemos una obligación profesional, ética y legal de mantener confidencial toda la información que recibimos, como parte de nuestra relación empresa-cliente. Además, estamos comprometidos a salvaguardar la información que almacenamos y/o procesamos de las personas, ya sean naturales o jurídicas.
Esta política complementa todos los acuerdos previos, ya sean verbales o escritos, entre el titular de los datos personales y nosotros con respecto a la recopilación, uso y divulgación de su información personal, comercial o financiera.
Dar a conocer los lineamientos bajo los cuales Quantic realiza el tratamiento de los datos personales y les brinda privacidad, la finalidad para la que lo hace, así como los procedimientos mediante los cuales los titulares de estos podrán ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (derechos ARCO).
Aplica a todo el tratamiento, almacenamiento y transferencia de datos personales que efectúa Quantic, y a aquellas personas o empresas a las que Quantic requiera el tratamiento de datos personales de los cuales sea responsable.
Dato sensible. Aquel que se refiera a la esfera íntima de su titular, o cuya utilización indebida pueda dar origen a discriminación o conlleve un riesgo grave para este. De manera enunciativa, se consideran sensibles los datos personales que puedan revelar aspectos como origen racial o étnico; creencias o convicciones religiosas, filosóficas y morales; afiliación sindical; opiniones políticas; datos relativos a la salud, a la vida, a la preferencia u orientación sexual, datos genéticos o datos biométricos, entre otros, sujetos a regulación y dirigidos a identificar de manera unívoca a una persona natural.
Quantic Vision deberá contar con la autorización escrita para gestionar el tratamiento de los datos personales de sus clientes, con el propósito de prestar los servicios por ellos contratados o solicitados, durante el periodo de entrega del servicio.
Los datos personales de terceros son ingresados a los sistemas de Quantic Vision directamente por los clientes de la empresa. Es responsabilidad de Quantic Vision:
Por otro lado, los datos personales de usuarios son ingresados y tratados directamente por los clientes en los sistemas de Quantic Vision. La empresa garantizará la privacidad de los datos de usuarios y solo accederá a ellos para efectos de soporte técnico bajo autorización de los clientes. Los clientes podrán acceder a datos sensibles de usuarios, luego es responsabilidad de ellos el manejo de dicha información.
Los clientes de Quantic Vision deben dar a conocer a sus usuarios esta política y adicionalmente, su propia política de privacidad.
Quantic llevará a cabo el tratamiento de los datos personales de sus trabajadores y su núcleo familiar, de ser el caso, con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales. Tales obligaciones incluyen pagos de planilla, otorgamiento de beneficios sociales, evaluaciones de desempeño, mejoramiento de los programas de entrenamiento, comunicaciones internas, entre
otros. Adicionalmente, cuando se aplica a una posición con Quantic, se recopila la información proporcionada con la hoja de vida. Además, se podría recopilar información adicional, por ejemplo, a través de formularios, entrevistas o sus referencias.
A los proveedores de Quantic se les podrá pedir información general sobre su negocio, como: el registro público, datos de contacto, referencias comerciales, dignatarios y cualquier otra información que sea requerida para realizar la debida diligencia y evaluar el riesgo de una relación contractual.
Quantic podrá mantener los datos personales de sus proveedores para poder atender cualquier reclamación o atención que surja del tratamiento para el cual han sido recolectados o para cumplir con leyes especiales o las normativas que las desarrollen.
Quantic Vision, a través de su servicio WhatSign, recolecta y trata datos personales sensibles relacionados con la identificación biométrica de personas naturales, a fin de certificar la identidad de una persona y así evitar el repudio de firmas electrónicas.
También trata, dentro de dicho software, información relacionada a contratos, convenios, letras de cambio, actas societarias y otros documentos electrónicos que puedan suscribirse a través de dicha plataforma con la finalidad de que un usuario pueda aprobar la información que figura en dichos documentos electrónicos firmándolos electrónicamente, vinculándose así de manera única y permitiendo su identificación como firmante. Posteriormente, estos documentos podrán ser almacenados y custodiados como parte final de un proceso de firma electrónica, considerándose como evidencias en donde se hace constar que la persona firmó dichos documentos en un momento en el tiempo y que estas sean un método de defensa frente a un repudio.
WhatSign tratará estos datos directamente o encargando su tratamiento a Quantic Vision, con domicilio en Ciudad del Saber, Innova 104, Oficina 22, Ciudad de Panamá, Panamá, quien les brinda servicio de hosting en servidores propios o de terceros subcontratados.
La transferencia de datos tiene lugar cuando Quantic envía la información o los datos personales a un receptor, quien a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Quantic Vision solo realizará la transferencia de datos personales cuando sea necesario para ejecutar sus operaciones o cuando lo autorice expresamente el titular.
Quantic informará a los titulares en cada caso concreto a qué personas y/o entidades transferirá sus datos personales y con qué finalidad.
Por «flujos transfronterizos de datos personales» se entiende los desplazamientos de datos personales más allá de las fronteras nacionales.
En ese sentido, Quantic informa que realizará flujo transfronterizo de los datos personales que trata, ya sea a los servidores de la empresa o en nubes externas de manera segura (dependiendo de lo que más le convenga al cliente técnicamente) con la finalidad de que esta nube brinde el servicio de hosting (el cual corresponde a la prestación de los servicios que el cliente haya contratado a Quantic).
Esta transferencia no requiere del consentimiento del titular de los datos personales pues se realiza para la ejecución de la relación contractual. Sin embargo, se le informa a este.
Quantic declara que los datos personales que traten en el extranjero tienen un nivel de protección equivalente al que establece la legislación panameña.
Quantic no realizará tratamiento de datos de menores de edad a través de sus sitios web o sistemas, salvo en aquellos casos que, por actividades o eventos especiales, se requiera la obtención de estos. En estos casos, el cliente con el que mantenemos la relación comercial o contractual deberá proveer a Quantic la autorización de los padres de familia o representantes legales del menor, y se mantendrán solo por el tiempo requerido para cumplir el propósito del tratamiento.
Quantic no será responsable por datos de menores de edad que sean generados o introducidos por nuestros clientes en los sistemas sin la debida autorización de sus padres o representantes legales.
En Quantic solo se conserva la información de los titulares por el periodo de tiempo necesario para cumplir con la finalidad para la que fue recogida, dar cumplimiento a las obligaciones legales que nos vienen impuestas y atender las posibles responsabilidades que pudieran derivar del cumplimiento de la finalidad por la que los datos fueron recabados. En este sentido, al finalizar la relación contractual o comercial, Quantic Vision se compromete a borrar de sus sistemas todos los datos del cliente o los usuarios a los cuales se les brindó el servicio. De ser solicitado, se entregarán los datos personales al cliente con el que se mantuvo la relación comercial o contractual al finalizar dicha relación.
En el caso que se quiera entrar a formar parte de nuestra plantilla y se opte a uno de nuestros puestos de trabajo, los datos proporcionados se conservarán mientras dure el proceso selectivo y mientras sea necesario para desarrollar la relación laboral.
En todo caso, y por regla general, Quantic mantendrá la información personal del titular de los datos mientras exista una relación contractual que nos vincule y mientras no se ejerza el derecho de supresión y/o limitación del tratamiento, en cuyo caso, la información será bloqueada sin darle uso más allá de su conservación, mientras pueda ser necesaria para el ejercicio o defensa de reclamaciones o pudiera derivarse algún tipo de responsabilidad que tuviera que ser atendida.
Los titulares de los datos personales podrán ejercer los siguientes derechos:
Quantic no será responsable del tratamiento de los datos de los usuarios que utilizan nuestros sistemas, sino de los clientes con los cuales se tiene relación comercial o contractual. Por lo anterior, ante un ejercicio de derechos ARCO por parte de usuarios, nuestros clientes serán los responsables directos de darles respuesta y tratamiento a estos.
El titular de los datos personales, confidenciales y/o sensibles podrá ejercer sus derechos ARCO.
Para solicitar el ejercicio de sus derechos, el titular de los datos deberá remitir una solicitud formal al correo electrónico soporte@quanticvision.com o a nuestra sede de Ciudad del Saber, Innova 104, Oficina 22, Ciudad de Panamá, Panamá.
Independiente de que la solicitud sea enviada por correo electrónico o de forma personal, deberá cumplir con los siguientes requisitos, con la intención de poder brindar una respuesta expedita:
A. Proporcionar la siguiente información:
B. Adjuntar copia de su documento de identidad personal (cédula o pasaporte).
C. En el caso de estar representado por un abogado o ser representante legal de un menor de edad, suministrar el poder que le faculta para realizar la gestión.
D. Proporcionar la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los que se busca ejercer alguno de sus derechos ARCO, revocación de consentimiento, o negativa de uso de datos para fines secundarios.
La solicitud será atendida sin costo alguno en un tiempo no mayor a 10 días hábiles, a excepción de la solicitud de acceso que demora 20 días hábiles.
Si la información brindada en la solicitud no cumpliera con los requisitos señalados anteriormente, Quantic se comunicará con el titular mediante la información de contacto consignada en la solicitud, en un plazo de cinco (5) días hábiles contados desde el día siguiente de la recepción del formulario y se formularán observaciones, las cuales podrá subsanar en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles. Vencido este plazo, se tendrá por no presentada la solicitud.
Si la información que nos brindó en la solicitud fuera insuficiente o errónea de forma que no permita su atención, le pediremos información adicional en un plazo de siete (7) días hábiles de haber recibido el formulario. Como titular de los datos personales, tendrá diez (10) días hábiles de recibido el requerimiento, contado desde el día siguiente de la recepción de este, para presentar la información. Vencido este plazo, se tendrá por no presentada su solicitud.
Salvo en el caso de derecho de información y de revocatoria, Quantic podrá ampliar el plazo de atención de su solicitud una sola vez y por un plazo igual como máximo al que corresponda según el derecho a ejercer, siempre y cuando las circunstancias lo justifiquen.
Nota: el asunto debe decir: Derechos ARCO – «indicar el tipo de derecho que desea solicitar».
Quantic tiene establecidas políticas, procedimientos y estándares de seguridad de la información, cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de esta, independientemente del medio o formato donde se encuentre, de su ubicación temporal o permanente o de la forma en que esta sea transmitida.
Los terceros contratados por nosotros están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a las políticas y manuales de seguridad de la información, así como a los protocolos de seguridad que aplicamos a todos nuestros procesos.
Todo contrato con terceros (clientes, contratistas, empleados, consultores externos, colaboradores temporales, etc.) que involucre el tratamiento de información y datos personales, incluirá un acuerdo de confidencialidad que detalle sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de la información.
La página web u otros sistemas de Quantic podrán contener diversos cuestionarios de carácter obligatorio y voluntario, según la indicación que conste en los mismos.
Al rellenar un cuestionario, se entiende otorgado el consentimiento para que Quantic trate sus datos personales, salvo que se especifique en el mismo lo contrario.
En caso el titular decida no autorizar el tratamiento de sus datos, Quantic se podrá reservar el derecho a celebrar el contrato, convenio o acto jurídico para el que fueron solicitados, pues estos pueden resultar esenciales para su ejecución.
El uso de los sistemas y la web de Quantic deberá realizarse de manera responsable y bajo el principio de buena fe. Sin perjuicio de ello, de manera enunciativa, más no limitativa, está prohibido:
Quantic colaborará con las autoridades, nacionales e internacionales, que le soliciten o le insten a revelar la identidad o localizar a cualquier individuo que actúe en contra de la presente Política.
Los clientes o usuarios se comprometen implementar y mantener mecanismos apropiados de seguridad contra amenazas o riesgos a la seguridad o integridad de la información que suministran a los sistemas de Quantic Vision, así como protegerla contra el acceso no autorizado. Asimismo, los clientes o usuarios deberán comunicar a Quantic de cualquier acceso no autorizado a su instancia de servicio, que ponga en
riesgo, sustraiga o altere, la información que repose en los sistemas de Quantic Vision, y deberá tomar las medidas correctivas frente al caso.
En el supuesto de que los clientes entreguen datos personales de terceros a Quantic, en razón o con ocasión de la prestación de los servicios contratados, los clientes de la empresa se obligan a contar con el consentimiento de los titulares de dichos datos para que Quantic pueda efectuar el tratamiento de estos para tal fin, salvo las excepciones establecidas por las legislaciones aplicables.
Es responsabilidad de los clientes que utilicen los sistemas de Quantic, el evaluar que toda la información proporcionada y disponible en dichos sistemas sea adecuada, completa, fiable y útil, y que tenga las autorizaciones de uso adecuadas.
Quantic Vision se encuentra excluida de cualquier responsabilidad por pérdida, daño, gastos, costes o responsabilidades que puedan ocasionarse en relación con el uso, incapacidad de uso, o los resultados del uso del sitio web, otros sitios relacionados con éste o la información en él se contenga.
Los programas, base de datos, redes, y archivos que se facilitan a quien acceda a la página web o sistemas de Quantic, así como las marcas o logos contenidos en la misma, son de nuestra propiedad y están protegidos por las leyes y tratados internacionales de derechos de autor, marcas, patentes, modelos y diseños industriales. Cualquier persona que tenga acceso la página web de Quantic o a la
información contenida en la misma, reconoce expresamente que Quantic, y/o empresas afiliadas y/o relacionadas, son los titulares, propietarios, y/o legítimos licenciatarios, de cualquier información que se encuentre en la misma, así como de cualquier marca, aviso, nombre comercial o cualquier otro derecho de propiedad industrial o derecho de autor que aparezca en ésta. Por tanto, cualquier reproducción, modificación, alteración, aprovechamiento o cualquier otro uso que se le dé a dicha información, se encuentra prohibido.
En consecuencia, cualquiera que tenga acceso a nuestra página web o a la información antes señalada, se obliga a indemnizar a Quantic Vision, así como a cualquier empresa afiliada y/o relacionada, con respecto de cualquier violación o acción contraria a las leyes sobre derechos de autor, de propiedad industrial y/o a las prohibiciones aquí estipuladas, ya sea en Panamá o en el extranjero.
Asimismo, el acceso a cualquier sección de la web mediante claves, contraseñas u otros medios de seguridad, se encuentra restringido únicamente a los usuarios de los servicios y/o productos de Quantic Vision, que se encuentren debidamente registrados y autorizados para tales efectos, en los términos del contrato y/o convenio respectivo que hayan celebrado con Quantic. En tal sentido, la empresa se reserva el derecho de tomar las medidas que considere necesarias para actuar en contra de la persona o personas que lleven a cabo actos dirigidos para acceder ilegítimamente a cualquiera de dichas secciones protegidas.
El sitio web de Quantic puede, de vez en cuando, proporcionar links de hipertextos a otros sitios web creados por otras organizaciones. Debido a que estos sitios quedan fuera de nuestro control, no podemos garantizar la calidad, adecuación o funcionamiento de estos, y nuestra relación con dichos sitios no supone un aval ni la adopción de cualquier punto de vista expresado en los mismos, ni de los productos y servicios vendidos o anunciados, así como cualquier información presente en dichos
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Para proporcionar un enlace de hipertexto a la web de Quantic desde otro sitio web deberá contarse con nuestra autorización por escrito.
Quantic Vision reconoce que su página web o sistemas utilizan cookies. Por “cookie se entiende un archivo pequeño con una cadena de caracteres que se envía al ordenador de quien ingresa a un sitio web o sistemas, lo cual permite almacenar, entre otras, las preferencias del usuario. Las cookies y otras tecnologías que se usan con fines de funcionalidad le permiten al usuario acceder a funciones esenciales de un servicio. Se consideran esenciales, por ejemplo, las preferencias, la información relacionada con la sesión y las optimizaciones de los elementos que ayudan a mantener y mejorar el servicio.
Quantic no garantiza el correcto funcionamiento de sus sistemas si no se acepta el uso de cookies en el navegador web.
Según quien sea la entidad que gestione el dominio desde donde se envían las cookies y trate los datos que se obtengan se pueden distinguir dos tipos:
En el caso de que las cookies sean instaladas desde un equipo o dominio gestionado por el propio editor, pero la información que se recoja mediante estas sea gestionada por un tercero, no pueden ser consideradas como cookies propias.
Quienes utilicen nuestra página web o sistemas tienen la opción de permitir, bloquear o eliminar las cookies instaladas en su equipo mediante la configuración de las opciones de su navegador. Al desactivar cookies, algunos de los servicios disponibles podrían dejar de estar operativos. La forma de deshabilitar las cookies es diferente para cada navegador, pero normalmente puede hacerse desde el menú Herramientas u Opciones. También puede consultarse el menú de Ayuda del navegador, donde podrán encontrar instrucciones. El usuario podrá en cualquier momento elegir qué cookies quiere que funcionen en el sitio web o sistema.
Quantic Vision, con la finalidad de brindar una adecuada protección a los datos personales que trata y salvaguardar los derechos de sus titulares, se compromete a llevar a cabo mejoras continuas que permitan mantener estándares de protección adecuada.
Esta política está regulada por la legislación panameña y peruana, y sin limitarse a:
Ley Nro. 29733 – Ley de Protección de Datos Personales.
SGSI-PO-003-AX-001 – Plantilla Autorización de Tratamiento de Datos, Confidencialidad y Transferencia de Información.
Elaboró
Nombre: Sandra Barrios
Cargo: Analista de Cumplimiento
Revisó
Nombre: Comité de Seguridad de la Información
Aprobó
Nombre: Comité de Seguridad de la Información
Fecha de aprobación
29/05/2023